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Le week-end dernier, la Coupe du monde de ski s’est arrêtée pour la 61e fois à Adelboden. Deux journées de course riches en spectacle. Le grand événement de l’Oberland bernois est depuis longtemps déjà le rendez-vous préféré des athlètes comme des fans de ski. Mais peu nombreux sont ceux qui peuvent s’imaginer tout ce qui est nécessaire à l’organisation d’une telle épreuve. Deux jours avant la course, je me suis rendue dans ce petit village de montagne encore étrangement calme et j’ai pu observer Kathrin Hager, la directrice de l’épreuve de Coupe du monde à Adelboden, et son équipe peu avant le lever de rideau.

Kathrin Hager, la directrice de l’épreuve de Coupe du monde à Adelboden

Le matin à neuf heures, tout est étrangement calme à Adelboden. Surtout si l’on sait que le plus grand événement de la région se prépare. Deux jours avant le déroulement de son épreuve de Coupe du monde de ski, je me suis rendu dans le village de montagne de l’Oberland bernois. Et je ne m’y suis pas forcément pris à l’avance, tant l’organisation d’une compétition de ce type est une tâche qui se prépare toute l’année. En effet, pour les responsables, tout a démarré juste après la course de 2016. J’ai cependant pu me faire une bonne idée de ce qui avait été mis en place et je dois constater: l’organisation autour de la directrice Kathrin Hager, chargée de l l’événement, est extrêmement bien huilée. Pas étonnant à vrai dire, car finalement, cela fait dix ans que Kathrin fait partie du comité des épreuves locales de Coupe du monde. De plus, en tant qu’enfant d’Adelboden, elle connaît le village et la région comme sa poche.

«Tous les ans, nous déménageons le 30 décembre de nos véritables bureaux en bas au centre du village pour monter à la chapelle», explique Annina Reimann, responsable communication de de cette étape de Coupe du monde

A Adelboden, la chapelle du village est transformée pour les besoins de la Coupe du monde

L’équipe a pris ses quartiers dans la chapelle Boden, à seulement quelques pas de la piste d’arrivée. «Tous les ans, nous déménageons le 30 décembre de nos véritables bureaux en bas au centre du village pour monter à la chapelle. Ainsi, nous sommes directement sur place. La paroisse est tellement aimable. Elle nous laisse la chapelle, utilisée en temps normal pour les offices, pour que nous puissions nous occuper au mieux des derniers préparatifs», m’explique Annina Reimann, responsable communication de l’étape de Coupe du monde. Les habitants d’Adelboden doivent alors renoncer à la messe jusqu’à ce que les épreuves soient finies. Mais comme à cette époque, tout tourne autour du ski, cela ne dérange pas vraiment.

Entre-temps, il est dix heures et dans le village de la Coupe du monde, tout le monde s’affaire. Aussi près du début de cette grande fête du ski, tout ou presque est déjà en place. Il ne manque plus que les derniers ajustements. Ainsi, se voyant déjà de très loin, l’immense tribune au pied de la piste est disponible au public depuis longtemps. Les tentes sont montées et les lounges des sponsors donnent au village leurs couleurs bien reconnaissables. Les troupes militaires, agissant en renfort sur la piste durant les courses, marchent dans les rues, alors que la protection civile s’occupe des derniers préparatifs. Même la météo est de la partie, elle qui a enfin daigné offrir à l’hiver ses couleurs habituelles: il neige sans interruption, Adelboden revêt sa plus belle robe d’hiver pour les compétitions.

Kathrin est le pilier d’ancrage pour tout et pour tous

On s’active, même dans la chapelle. Le téléphone sonne chaque minute. L’organisation se trouve dans les starting-blocs, ce qui implique de la gestion de crise de dernière minute. Pour Kathrin cependant, rien de nouveau. Elle a déjà beaucoup d’expérience dans l’événementiel. Avant de faire partie, depuis dix ans déjà, de l’organisation de l’épreuve de Coupe du monde de ski à Adelboden, elle a travaillé huit ans au CP Berne, après avoir travaillé une première fois pour la Coupe du monde. L’agitation frénétique avant un grand événement ne la perturbe donc pas si rapidement. Son expérience est d’ailleurs son plus grand atout dans son travail. Elle connaît ses interfaces et sait à qui elle doit s’adresser, quel que soit le domaine. On n’est donc pas étonné que Kathrin ait une bonne vision d’ensemble de chaque aspect de l’organisation d’un tel événement. Elle est ainsi à la fois le pilier d’ancrage pour tous les projets partiels ou presque et l’interlocuteur pour la FIS, les responsables de Swiss-Ski, les sponsors, les médias, les habitants et les autres partenaires. Rien n’échappe à Kathrin.

Un tour dans le village de la Coupe du monde

Le téléphone sonne une fois de plus: les bannières publicitaires de l’aire de départ doivent être remontées. Kathrin se met tout de suite à la coordination de cette nouvelle tâche. Elle appelle l’agence de publicité et se renseigne si quelqu’un peut se charger du montage. Il faut plus qu’un simple appel, la mise en œuvre durera toute la matinée. Finalement, ça fonctionne. La publicité est d’ailleurs un sujet important pour Kathrin. Lors de ces derniers jours avant la course, elle doit s’assurer que tout est en place et que tous les sponsors obtiennent ce qui leur est dû. Pour cela, elle effectue avec une petite équipe un tour dans tout le village de la Coupe du monde et s’assure que les bannières publicitaires sont correctement montées, qu’aucune publicité intruse n’est visible et, surtout, que les publicités, chèrement payées, sont bien visibles pour les caméras des médias.

Plus tard, la télévision vérifiera ses paramétrages de caméra sur la piste. Kathrin pourra alors également regarder les prises de vue afin d’être sûre que tout est également en ordre de son point de vue, que tout a est beau. Parce que l’esthétique aussi joue un rôle important. Le site doit être beau pour les nombreux visiteurs et pour les fans devant leurs postes. Elle a déjà découvert un défaut. Une benne peu esthétique se trouve directement au bord de la piste. Il faut donc encore l’habiller. Mais avec quelles images, quels plans ou quelles bannières publicitaires? Kathrin doit réfléchir à tout cela.

Juste avant l’épreuve de Coupe du monde de ski à Adelboden, place à la touche finale

Et ça continue comme ça toute la journée dans la chapelle d’Adelboden. Kathrin et son équipe reçoivent des volées de détails de finition et de petits problèmes. Que ce soit le plan de table dans la tente VIP qui doit encore être légèrement modifié ou les écharpes des hôtesses qui manquent, certes livrées mais manifestement pas de la bonne couleur. Même une partie des accréditations passe par Kathrin. La Fédération internationale de ski décide par principe des accès à la piste. Ce ne sont pratiquement que des glisseurs, des assistants, des forces de sécurité et un tout petit nombre de photographes. La FIS impose qui peut se rendre dans la zone d’arrivée Et ensuite on passe dans le domaine de responsabilité de Kathrin. Pour chaque partie du site est défini au préalable qui est autorisé à y pénétrer. Il s’agit surtout d’assistants qui travaillent pour la Coupe du monde. Mais ces derniers jours, il y a aussi souvent ceux que l’on appelle les promeneurs et qui veulent encore rapidement bénéficier d’un accès. Kathrin doit alors être très stricte et définir clairement les limites. Finalement, il en va également de la sécurité lors de l’événement.

«Durant la dernière semaine, il n’est souvent possible de travailler dans le calme que le soir. La journée, on est comme des pompiers. On éteint un feu chaque minute», explique Kathrin.

Comme les pompiers

On le remarque tout de suite: Kathrin a une équipe bien rodée qui l’entoure. Ici, on travaille main dans la main. Et ce, malgré le tumulte ambiant qui règne juste avant la course. «Durant la dernière semaine, il n’est souvent possible de travailler dans le calme que le soir. La journée, on est comme des pompiers. On éteint un feu chaque minute. Le plus important, c’est de garder son calme et d’accomplir ses tâches les unes après les autres. Même si cette année, ça fonctionne mieux que certaines années par le passé. Nous sommes bien préparés», raconte Kathrin convaincue à juste titre.

La directrice est la seule femme dans le comité d’organisation de l’étape. Elle résiste bien dans ce monde masculin. «La communication est très linéaire, mais parfois aussi très énergique et directe. Il ne faut pas être sensible. Je l’ai appris très tôt. Mais ça me va presque mieux que si c’était le contraire», assure la sympathique directrice avec un sourire.

Les jours de course, le rythme s’accélère encore

Le countdown jusqu’au premier jour de course est déclenché. Je lui demande ce à quoi elle peut encore s’attendre. «Maintenant, il ne s’agit plus que du finish. Demain, vendredi, les athlètes arriveront et la FIS viendra pour tout contrôler. Alors, nous travaillerons non-stop et clarifierons les derniers points, ferons nos derniers passages et donnerons nos dernières instructions».

«On sera fiers quand on les verra skier», se réjouit Kathrin d’avance.

Le samedi matin est particulièrement frénétique, juste avant que cela ne démarre. Les assistantes et assistants bénévoles qui ne savent pas, malgré les instructions et les plans de situation, où ils doivent se rendre, les fournisseurs qui doivent être envoyés au bon endroit et les autres incidents imprévisibles se présenteront en nombre dans le bureau de Kathrin. Mais ça, elle en a l’habitude. Les premiers matchs du SCB étaient aussi comme ça. Mais dimanche, le calme reviendra, m’assure-t-elle. Si elle aussi peut regarder la course? «On la regarde dans la chapelle, à la télé. Mais si on est bien préparés et que le samedi tourne bien, le dimanche, on peut un peu profiter. Si j’ai de la chance, je peux même monter dans la Sky Lounge et regarder la deuxième manche. On sera fiers quand on les verra skier», se réjouit Kathrin d’avance. «On verra alors tout ce que l’on a accompli, ce sera la récompense de tout ce travail».

Je souhaite vraiment à Kathrin qu’elle puisse vivre au moins une partie de la course en direct. Avec tout le travail d’organisation et l’énorme charge de travail qui se cache derrière ces deux jours de course, elle mérite bien cela.

Des impressions de la Coupe du monde de ski à Adelboden:

Ivana Jazo

Ivana Jazo

Redaktorin Digital Communications bei der BKW